初步的會議(yì)場(chǎng)所調查對于成功舉行會議(yì)活動至關(guān)重要。但(dàn)在調查會議(yì)場(chǎng)所的過程中，必須提前了(le)解以下(xià)六件事(shì)。
酒店(diàn)會議(yì)室層面
01
(1)會議(yì)前後是否有其他商(shāng)業活動，是否影響會議(yì)入場(chǎng)等矛盾；
（2）評估酒店(diàn)宴會客廳和其他多功能(néng)廳是否能(néng)滿足會議(yì)的基本需要和作(zuò)用（VIP室内或媒體(tǐ)采訪室盡量安排在會場(chǎng)邊)；
(3)場(chǎng)所裝修、色彩及照明是否符合會議(yì)活動特點；
(4)提前獲得CAD尺寸圖，現(xiàn)場(chǎng)必須檢查所有規格，包括且不限于測量場(chǎng)地具體(tǐ)可用規格(長、寬、高)、燈下(xià)高度較大等。
(5)考慮會議(yì)動線(包括:嘉賓入場(chǎng)動線、主分(fēn)會場(chǎng)動線)；
(6)燈光能(néng)否按區域分(fēn)段控制，了(le)解操作(zuò)面闆的具體(tǐ)位置；
(7)掌握中間(jiān)空調溫度調節的變化(huà)時(shí)間(jiān)和開關(guān)位置；
(8)提前溝通會議(yì)桌椅的擺放(fàng)方式，不同擺放(fàng)方式的最大容量是多少；領導擺位是否有特殊需要；
(9)會議(yì)桌布、椅套顔色要求；
(10)酒店(diàn)是否免費提供會議(yì)用水、筆紙等；領導座位能(néng)否提供熱茶水果等；
(11)确定講台尺寸，方便制作(zuò)相關(guān)材料；
(12)掌握酒店(diàn)會議(yì)是否提供茶歇；茶歇的位置和方式；
(13)掌握酒店(diàn)會議(yì)室是否提供免費舞台闆、投影儀、揚聲器(qì)等；
大廳和場(chǎng)外
02
(1)會議(yì)功能(néng)區的建設設計是否符合要求；
(2)廳面區域電源和網絡端口的數量和位置(一(yī)般大型會議(yì)使用的門禁、安檢、注冊等功能(néng)區會有電源和網絡需求)；
(3)會議(yì)可以放(fàng)在場(chǎng)所入口處嗎(ma)？logo設計搭建；
(4)确定酒店(diàn)大堂會議(yì)簽到地點；
(5)會議(yì)廳是否有免費多媒體(tǐ)電視(shì)；
(6)會議(yì)指導牌的數量和部分(fēn)可以放(fàng)置在大堂和公共區域；
(7)評估考量場(chǎng)所大堂&從客房(fáng)電梯到會場(chǎng)動線的合理(lǐ)化(huà)和便利性；
(8)會議(yì)樓衛生(shēng)間(jiān)各部分(fēn)；
(9)會議(yì)樓層電梯的位置和體(tǐ)積；
（10）卸貨通道、卸貨電梯數量（同時(shí)掌握卡車進出區域的時(shí)間(jiān)段，卡車進出是否辦理(lǐ)相關(guān)手續）；
網絡層面的場(chǎng)所
03
(1)會議(yì)網絡和客房(fáng)網絡是否應用同一(yī)網絡，大帶寬是多少；
(2)會議(yì)網絡能(néng)否單獨使用，大帶寬是多少，每個(gè)會議(yì)室是否有網口；
停車層
04
(1)地下(xià)停車場(chǎng)入口出口動線及停車位數量；
(2)地面停車位及其主辦方最大數量；
(3)門口能(néng)否短暫停靠大巴，最大限度地提供給我們；
(4)會議(yì)停車決定是否付費；
會議(yì)的其他相關(guān)層面
05
(1)周邊是否有打印店(diàn)(掌握工作(zuò)時(shí)間(jiān)、加工工藝及要求提前溝通)；
(2)确定附近醫(yī)院的位置和地址；
(3)确定周邊是否有便利店(diàn)和地址；
(4)确定會議(yì)建設的入場(chǎng)時(shí)間(jiān)和撤場(chǎng)時(shí)間(jiān)；
場(chǎng)所餐飲及住宿相關(guān)水平
06
(1)确定會期嘉賓用餐指導動線；
(2)會議(yì)期間(jiān)餐廳的開餐和結束時(shí)間(jiān)溝通；
(3)餐廳配置是否簡單AV設備(滿足午餐演講或餐前嘉賓演講的需要)；
(4)菜單的多樣性需要提前審批(尤其是會議(yì)較長時(shí)間(jiān))；
(5)确定現(xiàn)場(chǎng)餐廳包間(jiān)的數量和尺寸，可供主辦方使用；
(6)提前溝通素食或其他獨特的餐飲規定；
(7)确認宴會式餐桌布和椅套顔色；
(8)能(néng)否向主辦方工作(zuò)人(rén)員(yuán)提供員(yuán)工餐；
(9)同期是否有其他大團隊入住酒店(diàn)；
(10)可用房(fáng)間(jiān)類型及相應房(fáng)屋數量；
(11)對各戶型進行實地考察，對各戶型的面積、景觀及差異進行檢查總結；
(12)按建築物或其他規範劃分(fēn)各房(fáng)間(jiān)類型；
(13)酒店(diàn)請酒店(diàn)分(fēn)配人(rén)員(yuán)提前将我們的歡迎卡/禮物放(fàng)入房(fáng)間(jiān)服務(wù)；
(14)主辦方能(néng)否提前做好(hǎo)(hǎo)房(fáng)卡，隻需客人(rén)到前台進行身(shēn)份認證即可；